Time management voor chaoten: het kan! (0705)

In deze tijd waarin iedereen het druk druk druk heeft lijkt het managen van je tijd van het grootste belang. Dat is dan ook een thema dat regelmatig aan de orde komt in de coaching. Regelmatig verzuchten mijn cliënten dat het ze niet lukt om zich aan strikte tijdschema's te houden, omdat ze zulke chaoten zijn. Het lijkt wel net zo'n probleem als lijnen: even lukt het om zich aan het 'dieet' van een strakke planning te houden, maar als ze ermee stoppen lijkt het probleem nog groter te worden dan daarvoor. Als je dat herkent, lees dan vooral verder.

Er zijn maar weinig mensen die vrolijk worden van een strakke planning. En de kracht van mensen die zogenaamde 'chaoten' zijn is vaak dat ze flexibel zijn en creatief en associatief denken. Dat moet je helemaal niet in nauwe kaders willen persen. In de coaching ga ik daarom met je op zoek naar manieren waarop je in je kracht kan blijven zonder in de valkuil te belanden van onderpresteren door te weinig focus.

Wat voor jou het beste werkt is persoonlijk, maar er zijn wel een aantal algemene principes die ik hanteer om tot je persoonlijke aanpak te komen. Kijk, elk systeem voor tijdmanagement dat ik ken vereist toch wel een zekere discipline en creëert een structuur. Dat geldt ook voor deze principes. Ik heb echter gemerkt dat ze juist voor 'chaoten' een goede start vormen. Daarom wil ik deze principes graag met je delen.

Om te beginnen is het belangrijk je te realiseren dat tijdmanagement niet gaat over het managen van tijd maar over het managen van jezelf. Het is nodig dat je de leiding op je neemt: de leiding over je eigen leven. "Wie ben ik dat ik beslis dat we dit gaan doen?" vroeg een van mijn cliënten zich af. Inderdaad, wie ben jij? Daar moet je wel een helder antwoord op formuleren.

Dat betekent dat je een antwoord moet hebben op de vraag wat jouw doelen zijn. Wanneer je huidige baan is afgelopen, wanneer je met pensioen gaat, wanneer je doodgaat: wat wil je dan bereikt hebben in je leven, ook privé? En welke doelen denk je dat God met je leven voorheeft? De doelen of waarden die je nastreeft helpen je bij dagelijkse beslissingen, omdat je de keuze af laat hangen van de mate waarin een activiteit bijdraagt aan je doelen - het vergt natuurlijk wel een klein beetje discipline om je dat regelmatig af te vragen.

Heldere doelen en waarden vormen dus een duidelijk criterium voor je time management. Meestal is het niet zo makkelijk om die waarden maar zo even op te schrijven. Het loont echt de moeite dat, eventueel samen met je partner, een ander vertrouwd iemand of je coach, eens goed te onderzoeken. En als je het goed op papier hebt staan, hang of leg het op een plaats waar je het regelmatig tegenkomt - op de WC, in je agenda, of ingelijst op je bureau.

Leiding nemen betekent ook dat jij degene bent die zorgt voor overzicht - wat moet er gebeuren? Het maakt niet uit of dat nou voor jezelf is of voor een heel team. Overzicht creëren vraagt tijd. Juist chaoten nemen vaak niet de tijd om op een rijtje te zetten welke taken er nog liggen, welke klussen eraan komen en wat dat voor wie betekent. Vaak nemen ze die tijd niet omdat het maken van een overzicht niet aanvoelt als werk. Toch is dat nou waarom je een manager aantrekt: omdat je iemand nodig hebt die de uitvoering coördineert in de richting van de doelen. En als het om jouw tijd gaat ben jij die manager.

Sta daarom eens stil bij de vraag hoe je tevredenheid kunt halen uit de tijd die je besteedt aan het zorgen voor overzicht. Als je lol beleeft aan die taak, wordt het makkelijker om het regelmatig te doen. Je kunt je bewust worden van intrinsieke voldoening, zoals het fijne gevoel dat je weet dat je alles onder controle hebt en de ruimte die dat geeft in je hoofd. Maar er is ook niets mis mee om zelf wat extrinsieke voldoening te creëren en bijvoorbeeld jezelf te belonen voor elke keer dat je weer een goed overzicht maakt.

Bij het maken van overzicht moet je bovendien gebruik maken van de sterke kanten van chaoten. Chaotische mensen hebben vaak een associatieve manier van denken, in plaats van lineair. Creëer je overzicht dus met methodieken die daar op aansluiten. Om je wat ideeën te geven:

* maak geen lijsten maar mind maps. Dit kun je op papier doen met diverse kleuren en symbolen om alles heel overzichtelijk te maken. Ook bestaan er software programma's voor, zoals bijvoorbeeld freemind http://www.meereffect.nl/articles/displayarticle.aspx?link=/log/2005/09/freemind.html

* ga met iemand om de tafel zitten die niet zo chaotisch is als jij. Het is een kwaliteit van leidinggeven dat je de kwaliteiten van anderen weet te benutten. Jij spuit jouw ideeën en de ander helpt je om een en ander tot een overzichtelijk geheel om te vormen.

* maak gebruik van creatieve technieken. Soms heb je een klus waarvan je niet weet hoe je die aan moet pakken. Dan loop je vast in te bepalen wat een klus voor wie betekent qua taken. In zo'n geval is het handig om gebruik te maken van creatieve technieken. Met cliënten gebruik ik graag kootsj kaarten (www.kootsj.com). Dit zijn kaarten waarop 'externe adviseurs' zijn vermeld. Deze variëren van politieke figuren, dieren, helden en sporters tot spirituele figuren. Je formuleert je probleem, en trekt dan een kaart. Je benoemt welke associaties je hebt bij de figuur op de kaart en vervolgens wat jij denkt dat hij of zij jou zou adviseren. Ga dan na of je iets kunt met dit advies. Het moge duidelijk zijn, de zogenaamde adviseur is helemaal niet extern maar juist intern. Toch brengt het je vaak op oplossingen die je anders niet verzonnen zou hebben.

De principes van timemanagement werken net zo goed voor het leiden van jezelf als voor het leiden van een heel team. Of je alleen leiding geeft aan jezelf of aan een hele afdeling, als leidinggevende moet jij de doelen en kernwaarden helder hebben, en is het jouw rol om overzicht te creëren. Dat is een taak die tijd mag kosten, en dat lukt je als je zorgt dat je voldoening haalt uit die tijd en als je het zo aanpakt dat je gebruik maakt
van de talenten die je van God gekregen hebt. Succes!

Carine Coehoorn

Copyright Carine Coehoorn. Je mag dit artikel of delen ervan overnemen onder voorwaarde dat je mijn naam en website www.coehoorncompany.nl erbij vermeldt. Ik stel het erg op prijs als je me dat even laat weten! (info@coehoorncompany.nl)